KİY nedir?

Kurumsal İçerik Yönetimi (KİY) , kurumsal işlemlerle ilgili içerik ve belgelerin elde edilmesi, yönetilmesi, depolanması, korunması ve iletilmesinde kullanılan stratejiler, yöntemler ve araçları kapsamaktadır. KİY araçları ve stratejileri kurumun yapılandırılmamış bilgisinin bulunduğu her yerde yönetilmesine olanak sağlar.

İş İçeriği

İçerik "yönetimi" başlı başına yeterli değildir. Elbette, bir belgenin veya kaydın doğru türüne erişebilme yeterliliği önemlidir, ancak şirketler bundan daha iyisini başarmak zorundadır. İçerik, firma hedeflerini gerçekleştirmekte kullanılacak yönde yönetilmelidir. Bu stratejinin esasında içeriğinin yaşam döngüsünü baştan sona yöneten KİY araçları ve teknolojileri bulunmaktadır. Bu araçları anlamayı hızlandırmak için, bu afiş bir içerik parçasının tipik sürecini, bunun yanında da içeriğin - ve KİY'in- şirketinizin başarısında temel olan başlıca dört alanı vurgulamaktadır: Uyum, İşbirliği, Devamlılık ve Maliyet.

Bu alanda birçok KİY teknolojisi mevcut olmasına karşın, daha önemlisi, KİY içeriğinizin nasıl kullanılacağını en iyi şekilde geliştiren, devamlı gelişen bir stratejidir. Aşağıdaki bilgiyi genel bir içeriğin yaşam döngüsünün yeniden incelemek için bir başlangıç noktası olarak kullanın. Firmanızın geliştirdiği uygulama ve stratejilerde geliştirme için ortak noktalar veya olanakları nerede bulabileceğinizi görmek için bir güncel süreç planı çıkartınız. Aşağıdaki bilgi yalnızca bir kuruluşun içeriğini yönetmekte, ilgili herhangi bir işlemde temel olan karmaşıklıkları göstermektedir. Her zaman olduğu gibi, firmanızın ihtiyaçlarına yönelik olan teknoloji araçlarını karşılaştırmalısınız. Teknoloji içeriğin modern bir şekilde yönetimine olanak sağlayabilir, ancak temel strateji önce gelmelidir.

Uyum

Başarılı bir uyum stratejisinde temel olan uyum başarısı fikrinin firmanızla bütünleşmesidir-uyumu tamamlanabilecek ve daha sonra "bitmiş" kabul edilebilecek bir proje olmak görmek değildir. Zahmetli olmasına rağmen, düzenlemelere uymak müşterek firma süreçlerini geliştirmek için bir fırsat olarak değerlendirilmelidir, sadece firmaya devamlı bir maliyet olarak değil. Hem teknoloji hem de çalışanlar için uyum girişkenliğinizle ilgili olarak yüksek maliyetlerin olabileceği bir sır değildir. Sarbanes-Oxley veya HIPAA gibi yalnızca tek bir düzenleme için uyumu güvence altına almak, her bir yeni düzenleme yıllar içerisinde iletildiği için, maliyetlerinizin artmasına sebep olacaktır. Riski ve gideri sınırlandırmaya yardımcı olmak için, önleyici tedbirler alan kayıt yönetimi ve firma süreç yönetimi gibi KİY stratejileri temel alanlar içerisinde geliştirilmelidir. Uygun firma uygulamalarının takip edildiği ve içeriğin yaşam süresi boyunca doğru ve yasal zamanda düzgün şekilde elde edildiği, depolandığı, yönetildiği ve elden çıkarıldığı garantiye alınmalıdır. Bir uyum girişimini uygun şekilde geliştirmek birçok uzmanlık alanıyla bağlantılı olacaktır, özellikle yasal, bilişim teknolojisi ve kayıt yönetimini; bunların tümü kuruluşun tüm firma hedeflerine destek olacaktır. Bu alanların her birindeki bireyler sağlıklı bir uyum programının faydalarını garanti altına almak için kendi bilgi ve bakış açılarıyla katkıda bulunmaları gerekir. Uyum her zaman bir teknoloji sorunu olmadığı için, bilgi teknolojisi ve yapısal olmayan içeriğin muazzam büyümesi kurumsal maruz kalma durumuna katkıda bulunur. KİY araçları, uygun kullanıldığında, uyum sürecinin firmaya olan genel maliyetini düşürmeye yardım eder.

İşbirliği

İşbirliği birlikte çalışma sanatıdır. Güçlü işbirliğinin temeli, işin her ne zaman ve nerede ihtiyaç duyulursa gerçekleşmesine olanak sağlayan bir dizi teknolojiden yararlanmaktır-anında mesajlaşma, beyaz tahtalar, çevrimiçi toplantılar, e-posta vs. Bu sağlam iş olacaktır; gruplar bireylerden daha fazla başarılıdırlar. İşbirliği bireylere, sonuçları eskisinden daha hızlı oluşturmak için bütünleyici veya örtüşen uzmanlık alanları için olanaklar sunar. Günümüzdeki işbirliği araçları, faaliyet birimleri ve takımları her zaman beraber çalışabilir-ister bitişik ofislerde olsun ister dünyanın ayrı yerlerinde olsun. Teknoloji artık, zaman kazanma, modernize süreçleri, maliyetleri kısma ve piyasaya çıkma süresini geliştirme gibi işlevsel hedeflere yönlendirmektedir. Mevcut birçok değişik işbirliği araçları çeşitleri ile birlikte, şirketler kendi iş ihtiyaçları için doğru aracı seçtiklerinden emin olmalıdırlar. İşlevsellik geniş olarak şu gruplara ayrılabilir: (1) sohbet, anlık mesajlaşma, beyaz tahta vs kısa süreli etkileşime olanak sağlayan iletişim kanalı kolaylaştırması; (2) bir iş sürecindeki içerik nesnelerini idare eden içerik yaşam döngüsü yönetimi ve (3) insanların genel bir hedefe yönelik çalışma yollarını organize eden ve basitleştiren proje kolaylaştırması. Ancak, işbirliğiyle ilgili bir ayrıntı vardır. İşbirliği araçlarını kullanırken, kayıt yönetimi, bilgi elde edimi ve uyum gereksinimlerinden haberdar olmanız gerekmektedir. Bazı endüstriler için, tüm müşteri haberleşmeleri kayıt altında tutulmalıdır. Ve işbirliği ile oluşturulan bir ürün tasarımı süreci için, şirketler sonuçların firma kayıtları olarak tutulduğuna emin olmaları gerekir.

Maliyet

KİY pahalı bir girişim olabilecekken, içeriğinizi uygun şekilde yönetmemenin maliyetleri nelerdir? KİY araçlarını uygulamamanın maliyeti genellikle çok geç olmadan ölçülmemiş halde kalırlar. Bu maliyet, uzun yasal süreçlerin maliyeti, basit müşteri hizmetleri etkileşimlerini sağlama yetersizliği yoluyla tekrar alım satım kayıpları ve tipik iş süreci gecikmelerinin maliyeti gibi olaylar meydana geldikten sonra kolaylıkla ölçülebilir-avukatların zamanı ve yeni müşteri elde etme gideri ve tam zamanlı işçi maaşları. Bu potansiyel kayıpların maliyetini anlamak KİY yatırımlarının, her zaman olmasa da, genellikle ölçülebilen değerli katkılarını görmenize yardımcı olacaktır. Burada kilit nokta başarı için temel ölçüleri vaktinden önce ayarlamak ve bu beklentiler üzerinden başarınızı ölçmektir. Çağrı merkezindeki gelişmiş bilgiye dayalı geliri ölçmek de, bir kredi başvurusu, talep süreci veya FDA ilaç onayı için işlem hızındaki ilerlemelerin maliyet faydalarını ölçerek yapılabilir. İlerlemeler her zaman final bilançoda görünmeyecektir ancak mevcutturlar. Direkt bir yatırım getirisini (ROI, Return on investment) belirlemek zor olabilse de, gelişmiş işlem etkinliğinin etkilerinin iş üzerindeki etkilerinin görmek imk¢nsız değildir. KİY araçları kuruluşunuzu daha verimli hale getirebilir ve iş yapma maliyetini aşağı çekebilir. Bu teknolojiler, bilgiyi sonraki erişimi, kullanımı ve en sonunda tahsisi için daha etkin şekilde organize ederek kuruluşunuza değer kazandırır. Ayrıca, bu araçlar birçok kuruluşta kullanıldığı için, bu çalışmanızın bir parçası haline gelir. Telefon üzerinden yatırım getirisi nedir? Yine de, biri olmadan iş yapmayı düşünemez siniz, öyle değil mi?

Devamlılık

Bir işi 7x24 işler halde tutmak iş devamlılığı planlamasının görevidir. Genellikle yıkım onarımı ile bahsedilse de, iş devamlığı planlaması işlemlerin herhangi bir-doğal veya insan yapımı-aksama durumunda devam etmesini garanti altına alan etraflı bir stratejidir. Yıkım onarımı kısıtlı bir şekilde, iş devamlılığın bir al kümesi olan kuruluşun bilgi teknolojisi altyapısını tekrar işler hale getirilmesi olarak vurgulanır. Bugün birçok işin yaşam kaynağı elektronik belgelerle gösterildiği için, KİY devamlılıkta temel bir rol oynamaktadır. Her şeyden öte, hayati öneme sahip elektronik belgelere erişim olmadan, bir iş durağan hale gelecektir. KİY teknolojileri tüm hayati şirket bilgisinin bulunabileceği merkezi kaynakların oluşumuna olanak sağlar. Bu depolama metodu içeriğin şirket için ne kadar kritik öneme sahip olduğuna bağlı olarak farklılaşacaktır¢¯¿½' site-dışı yedek kayıtlarından coğrafya olarak ve çeşitli güç sistemleri olarak ayrılmış ihtiyaç fazlası, yönlendirilmiş sitelere kadar. Güçlü bir devamlılık planı tüm içeriğin kritik olmadığını gösterecektir. Şirketler, olağanüstü bir durum sırasında içeriğin ne kadar hızlı şekilde tekrar çevrimiçi olacağına karar vermek için içeriklerini önem sırasına göre organize etmelidirler. İş devamlılığı sağlam bir plan ve yüksek seviye yönetim desteğiyle başlar. Sonra, görevin tamamlanması için yaşamsal öneme sahip uygulamalar ve onların bağlı olduğu özellikler belirlenmelidir; o işlemlerin aksaması veya kaybolmasının etkisini belirlemek için bir firma etki değerlenmesini takiben. Bir firmanın neyi olağanüstü olarak hesaba kattığını tanımlamak ve temel işlemlerin nasıl düzeltileceğini açıklamak planda bir sonraki adımlardır. Bir kriz müdahaleleri merkezi de komuta zinciri ve diğer roller için prosedürler d¢hilinde oluşturulmalıdır. Son olarak, planı yıllık olarak veya firma ihtiyaçları değişimlerine göre güncellemeyi ve test etmeyi unutmayınız. Etkin olarak bir devamlılık planını yürütmek yalnızca sistem aksaklıkları sırasında düzelme yeteneğinizi geliştirmekle kalmaz, bunun yanında sizin iş içeriğinizin önceliklerini daha iyi belirmenize ve tüm KİY stratejinizi geliştirmenize olanak sağlayacaktır.

İş Süreci Yönetimi/İş Akışı

İçeriği, , dava süreçleri gibi belirlenmiş bir iş süreci boyunca taşıyan araçlardır. İş Süreci Yönetimi (İŞY) çözümleri, çok sayıda türde süreç otomasyon uygulamalarını -hem sistemi hem de insanları içeren süreçler de dahil olmak üzere- geliştirmek, uygulamak, gözlemek ve optimize etmek için kullanılabilecek yapılardır. Hangi süreçlerin otomasyon için aday olduğunu ve onların bir derece özel işlem veya manüel müdahale gerektirip gerektirmediğini dikkate alınız. İş akışı onayları ele alır ve belgelerin sunulduğu sırayı önem sırasına koyar. İstisnai durumlarda ise iş akışı kararları hiyerarşideki bir sonraki kişiye de yükseltebilir. Bu kararlar sistem sahipleri tarafından geliştirilen ön-tanımlı kurallara dayanmaktadır.

İçerik Ve Belgeler

Yapılandırılmamış içerik bir kuruluşa bilgi teknolojisi altyapısına çeşitli kaynaklardan giriş yapar. Bir içerik parçasının, nasıl giriş yaptığına aldırmaksızın, bir yaşam döngüsü vardır. Bir belgeyi, KİY teknolojisi kullanımı yoluyla gözlemlediği şekilde, yaşam döngüsü boyunca takip ediniz.

1. Elektronik Yapılandırılmamış Veri: eposta, anlık mesaj, metin dosyası, hesap çizelgesi vs.

2. Elektronik formlar

3. Kağıt Belgeler/Formlar

Tarama

Kağıtlardaki bilgiler genelde bir kuruluşa bir tarayıcı yoluyla veya genellikle çok fonksiyonlu makine yoluyla giriş yapar. Merkezi tarama operasyonlarında, büyük kağıt yığınları atanmış çalışanlar tarafından sisteme eklenir. Paylaştırılmış operasyonlarda, daha küçük belge yığınları düşük hacimli tarayıcılar veya çok fonksiyonlu makineler ile oluşum noktalarına daha kısa sürede elde edilir.

Belge Resimleme

Yazılım kağıt belgelerin resmini yakalar. Elektronik belge resimleri gitgide bir kağıt belge ile aynı yasal duruma sahip olmaktadırlar.

Form İşleme

İş formları sisteme dahil edilir. Bugün birçok form "yapılandırılmıştır"-form öğelerinin konumu bilinir. Ön tanımlı form şablonuna sahip olmayan, yapılandırılmamış formları işleme kabiliyeti de gelişmektedir.

Tanıtma

Kağıt üzerindeki bilgilerin manüel veri girdisi olmadan elektronik veriye çevrilmesine olanak sağlayan teknolojilerdir. Tanıtma teknolojileri, optik karakter tanımadan (OKT) , akıllı karakter tanımalara (AKT) kadar ilerleyen kapasitelere sahiptirler ve de büyük miktarlarda formlar ve yapılandırılmamış veriyi bir içerik yönetim sisteminde kullanılabilir bilgiye dönüştürmek için önemlidirler.

Kategorizasyon/Sınıflandırma

Sınıflandırma bilgi için bir işin kişisel ihtiyaçlarına dayalı yasal bir yapı sunar. Kategorizasyon araçları içeriğin (belge resimleri, eposta, metin belgeleri vs tüm elektronik içerik) sınıflandırmaya dayalı gelecek erişimi için yerleştirilmesini otomatikleştirir. Kullanıcılar bunun yanında manüel olarak da dokümanları kategorize eder.

İndeksleme

Yakalama sürecinin gerekli bir parçası, taranmış belgelerden (müşteri kimlik numarası gibi) tanımlayıcı bilgi oluşturur, belgeler bulunabilsin diye. İndeksleme anahtar sözcükler veya tam metine dayalı olabilir.

Belge Yönetimi

Belge yönetimi teknolojisi şirketlerin elektronik belgeleri oluşturma, düzeltme, onaylama veya tüketimini daha iyi şekilde işletmelerine yardımcı olur. Bu teknoloji, kütüphane servisleri, belge kesitleştirme, arama, giriş, çıkış, sürüm kontrolü, düzenleme geçmişi ve belge güvenliği gibi temel özellikler sunar.

Kayıt Yönetimi

Uzun-dönem iş değeri içeriği kayıtlar olarak kabul edilir ve bir kaydın ya dış düzenlemeler ya da iç iş uygulamalarına dayalı olarak ne kadar uzun süre tutulacağını belirleyen bellek çizelgesine göre yönetilir.

Eposta Yönetimi

İş iletişimi için bilfiil standart olarak, sunucudan epostaları kaldırmak ve onları bir depoya kaydetmek yeterli değildir. Epostalar -diğer belge veya kayıtlar gibi- firmanın standartlarına göre sınıflandırılmalı, depolanmalı ve ortadan kaldırılmalıdır.

Web İçeriği Yönetimi

Web içeriği yönetimi teknolojisi, web-kaynaklı içeriğin oluşturma, inceleme, onay ve yayınlanması süreçlerine yöneliktir. Temel özellikleri oluşturma ve yazarlık araçları veya entegrasyonlarını, veri girişi ve sunum şablonu tasarımıyla yönetimini, içerik tekrar kullanım yönetimi ve de dinamik yayımlama kapasitelerini içerir.

Dijital Materyal Yönetimi

Belge yönetimine işlevsellik olarak benzer şekilde, DMY çok çeşitli ortam belgelerinin (videolar, logolar, resimler vs.) depolama, takip etme ve kullanımına yöneliktir. Bu teknolojinin kökleri şimdilerde büyüme geçiren medya ve eğlence sektöründe özellikle pazarlama bölümlerindedir. Dijital materyaller tipik olarak yüksek fikir mülkiyeti değerine sahiptirler.

Depolar

Yapılandırılmış ve yapılandırılmamışlar-birçok KİY sisteminin çekirdeği. Bu verinin ve bir şirketin KİY yatırımlarının çoğunun bulundu yerdir. Bir depo, yüz binlerce dolara mal olan karmaşık bir sistem olabilir veya daha küçük bir şirkette bir dosya klasörü kadar basit de olabilir. Temel olan şey ise bilginin sisteme yerleştirildiğinde bulunabilir olmasıdır.

Depolama

İçerik bir yerlerde "yaşamak" ihtiyacı duyar. Depolama teknolojisi (optik diskler, manyetik bantlar, mikrofilmler, RAID 'Bağımsız Diskler Yedek Dizisi', kağıt) hızlı erişim için içeriğin çevrimiçi veya çok ihtiyaç duyulmayan içerik için çevrim-içi veya dışı depolanması için seçenekler sunar.

İçerik Entegrasyonu

Apayrı içerik kaynaklarının tek bir depoymuş gibi görünmesine ve hizmet vermesine olanak sağlar.

Taşıma

Depolama araçları yıprandıkça, içerik devamlı erişebilirlik için yeni bir araca taşınmalıdır.

Yedekleme/Geri Yükleme

İçeriği çeşitli formatlarda ve/ya yerlerde yedeklemek olağan üstü bir durum karşısında işin yaşabilirliğini güvence altına almaya yardım eder.

Arama/Erişim

Güçlü bir KİY sisteminin en mükemmel faydalarından biri de koyduklarının geri alabilme kabiliyetidir. Güçlü indeksleme, sınıflandırma ve depolama hizmetlerine sahip olduğu için, sisteminizdeki bilgiyi konumlandırmak çok kolay olacaktır.

İçerik Paylaşımı

İçeriğin tekrar kullanım veya diğer içerikle birleştirilmesi için dağıtımıdır.

Lokalizasyon

İçeriği farklı küresel piyasaların ihtiyaçları ve kültürel geleneklerine dayanarak tekrar şekillendirmektir.

Kişiselleştirme

Sınıflandırma kullanarak ve de yerleşmiş kullanıcı tercihlerine dayanarak, içeriğin çeşitli türleri ve konuları kullanıcı-tanımlı seçenekler yoluyla aktarılabilir.

Yayımlama

İçerik, ihtiyacı olduğu yer ve kişilere bir dizi araç yoluyla ulaşır. İçerik, baskı, eposta, web siteleri, portallar, metin mesajları ve RSS destekleri aracılığıyla iletilebilir.

Elektronik Gazete

Portal, İntranet, Extranet, Eposta, Faks.

Güvenlik

İçeriğe, hem oluşumunda hem yönetiminde, hatta ulaştırıldığında erişimi kısıtlar.

1. Dijital Haklar Yönetimi - hakları-alınmış içeriğin, kendisine olan erişimi mahkeme kararı seviyesinde kısıtlamak bunun yanında içeriğin sevk ve erişimine izinleri sağlayıp/kısıtlama yoluyla yasadışı dağıtımını engeller.

2. Dijital İmzalar - bir belge göndericisinin kimliğini ve de mesajın güvenirliğini güvence altına alır.

3. PKI (Açık Anahtar Altyapısı) - kamuya açık internet üzerinden iş yapmak için güvenilir üçüncü kişi tarafından tutulan bir umumi ve özel anahtar çifti kullanır.

İşbirliği

İşbirliği teknolojileri, çalışanlar gibi bireysel kullanıcıların veya iş ortaklarının coğrafik konumuna bakmadan kolaylıkla proje takımları oluşturup, sürdürmelerine olanak sunar.

Uzun-Dönem Arşivleme

Uzun yıllar boyunca saklanması gereken içerik kağıt ve film tabanlı resmetme gibi uzun dönemli ortama kayıt edilmelidir.

Kasım Abbasi
Genel Müdür
DDI Teknoloji