Şirket içindeki tüm mevzuata uyum ihlallerinin, karışanlar kim olursa olsun, kesin olarak belirlenmesi ve cezalandırılmasını aktif olarak takip etmekteyiz. Mevzuata Uyum programımız ilerideki iş uygulamalarımızın yasalar ve kendi dahili kurallarımızla tam uyum içinde olmasını garanti etmeye yönelik kapsamlı bir tedbirler paketini içermektedir.
 Uzun vadeli değişimleri elde etmeyi amaçlıyoruzBirinci unsur: Önlemeİkinci unsur: Tespit EtmeÜçüncü unsur: Tepki Olaylar ve sonuçları |
Uzun vadeli değişimleri elde etmeyi amaçlıyoruz
Siemens Mevzuata Uyum Programı ve ilgili raporlama faaliyetlerinin amacı, katı dürüstlük ve şeffaflık standartları oluşturmaktır. Tüm eylemlerimizde, mevzuata uyumun sürekli olarak uygulanması zorunluluğu ve bunun daimi bir yönetim sorumluluğu olduğu anlayışı bize yol göstermektedir. Tedbirleri yerine getirirken, geçmişteki mevzuata uyum ihlallerinin aydınlatılmasında kazandığımız deneyimden yararlanıyoruz. Ancak, programın sadece geçmişteki eylemlere bir tepki olarak değil, yöneticilerimizin ve çalışanlarımızın düşünce ve davranışlarında uzun vadeli değişim elde etmeye yönelik olduğu anlaşılmalıdır. Mevzuata Uyumu kurum değerlerimizin bir ifadesi ve aktif şirket ve yönetim kültürünün bir parçası olarak görmeye ihtiyacımız vardır. Bu değişim aşağıdaki üç unsurdan oluşan olan Siemens Mevzuata Uyum Programı tarafından desteklenmektedir: Önleme, Tespit Etme ve Eyleme Geçme.
Birinci unsur: Önleme
Açık ve tutarlı biçimde uygulanan politikalar ve bunların ana fikirlerinin açık iletişimi, eğitim ve devam eden istişareler ile birlikte, harici ve dahili kuralların ilerideki ihlallerini daha meydana gelmeden önlememize olanak veren ana araçlardır. Faaliyetlerimizin etkinliğini, sonuçları üst düzey yöneticiler için Mevzuata Uyum Teşvik Sistemimizin bir öğesini de oluşturan düzenli çalışan anketleri aracılığı ile ölçeceğiz.
İş Ahlakı Çerçeve Kuralları ve diğer dahili kurallar
Mevzuata Uyum Programımız, tüm yöneticilerin ve çalışanların yasalara ve dahili Şirket yönetmeliklerine uymasını zorunlu kılan İş Ahlakı Çerçeve Kuralları'na dayanmaktadır. Bunlar özellikle rekabet ve yolsuzlukla mücadele yasalarına uyum ve içeriden öğrenenler ticaretinin önlenmesi hakkında kesin kurallar içermektedir. Ayrıca, hediye verme ve bağış yapma ve çıkar çatışmalarını önleme ile ilgili kuralları da içermektedir.
Rapor dönemi içinde, İş Ahlakı Çerçeve Kuralları'nı revize etmeye ve genişletmeye başlamış bulunmaktayız. İç soruşturmalarımızın sonuçları projeye dahil edilecektir. Hedefimiz yöneticilere ve çalışanlara daha net ve daha kesin bir kurallar dizisi sağlamaktır.
Mevzuata Uyum Programının bir diğer önemli öğesi de İş Danışmanlık Sözleşmelerinin, Mevzuata Uyum Başkanının onayını almadan önce sonuçlandırılmasının önlenmesidir. Bu tür danışmanlık sözleşmelerinde yüksek oranda dürüst olmayan davranış riski bulunmaktaydı. Bu nedenle, dahili kontrolleri iyileştirmek için tüm ödeme ve nakit yönetimi sistemlerini merkezileştirdik.
Bilgi - danışmanlık - eğitim
Mevzuata Uyum sorunlarıyla ilgili daha fazla farkındalık yaratmak için, tüm yolsuzluk düzenlemelerini, her bir yöneticiye ve çalışana verdiğimiz kısa ve özlü Siemens Mevzuata Uyum Yolsuzlukla Mücadele Rehberi'nde özetledik.
Mevzuata Uyum yardım masası, Eylül 2007'de uygulamaya konulan "Bize sorun" fonksiyonuyla birlikte, dünyadaki tüm yönetici ve çalışanların uyumla ilgili sorularını 24/7 bazında sorabilecekleri bir merkezi iletişim noktasıdır.
Mevzuata Uyum yardım masası "Bize sorun"la iletişim kurmaya ek olarak, yöneticilerimiz ve çalışanlarımız kendi kurumsal birimlerinin Mevzuata Uyum Yetkilisine doğrudan da sorularını yöneltebilirler.
2007 Şubat ve Ekim ayları arasında, tüm dünyada yönetim kademesindeki 1.400 çalışan anti-tröst yasası ve yolsuzlukla mücadele konularıyla ilgili yoğun eğitim almıştır. Bugüne kadar, 36.000 çalışan ödeme işlemleri, muhasebe pratikleri ve hediye ve bağışlar hakkında yönergeler gibi konuları ele alan bir online eğitim programına katılmıştır. Toplamda 100.000 çalışan bu eğitimi tamamlayacaktır. Eğitim metodolojisi ve içeriği sürekli olarak değerlendirilmekte ve optimize edilmektedir.
Çalışan anketleri ve Mevzuata Uyum Teşvik Sistemi
Mevzuata Uyum Programımız kapsamında atılan adımların Şirketin mevzuata uyum kültüründe değişim yaratıp yaratmadığı hakkında net sonuçlar almak için, 2008 mali yılında mevzuata uyum konusunda dünya çapında 24 dilde yönetici ve çalışan anketlerini uygulamaya başlayacağız. Yılda en az bir kez tekrarlanacak olan anketler, çalışanlarımızın farkındalıkları ve davranışlarındaki değişimi gözle görünür bir şekilde ortaya koymamıza olanak vermektedir. Bu anketlerin sonuçları, üst düzey yöneticilerimize ikramiye ödenmesi için uyumla ilgili hedefler sağlayan Mevzuata Uyum Teşvik Sistemine dahil edilecektir. Bu programın 2009 mali yılında uygulamaya konulması için hazırlık yapıyoruz.
İkinci unsur: Tespit Etme
Mevzuata Uyum Programımızın ikinci unsurunun merkezindeki fonksiyonlar- her ikisi de harici ortaklarımızın erişimine açık olan - ombudsman ve "Bize anlatın" yardım masası fonksiyonu ile iletişim kanallarının genişletilmesini ve dahili Şirket kontrollerimizin kapsamlı yeniden düzenlenmesi ve genişletilmesini içermektedir. Etkin aydınlatma faaliyetleri mevzuata uyum ihlallerinin tespit edilme olasılığını artırmakta ve böylece önleyici tedbirlerimizi desteklemektedir.
Ombudsman ve "Bize anlatın" yardım masası
Kapsamlı önleyici faaliyetler bile harici veya dahili kuralların ihlali olasılığını tümüyle ortadan kaldıramaz. Şüpheli işlemleri veya bariz ihlalleri derhal tespit edebilmemiz ve hızla tepki verebilmemiz için, yöneticilerimiz ve çalışanlarımız için olduğu kadar tedarikçilerimiz, müşterilerimiz ve diğer iş ortaklarımız için de birçok kolay erişilebilir iletişim kanalı mevcuttur.
Hem çalışanlar, hem de üçüncü taraflar kuraldışı iş uygulamalarını bağımsız ombudsmana rapor edebilirler, o da bunları, şüpheler doğrulanırsa, rapor eden tarafların kimliğini kesinlikle gizli tutarak mevzuata uyum organizasyonuna iletecektir. Mevzuata Uyum yardım masasının ikinci fonksiyonu bu süreci tamamlamaktadır. "Bize anlatın" çalışanlarımızın ve harici ortaklarımızın harici veya kendi dahili kurallarımızın ihlallerini Internet veya telefonla 160 dilde rapor etmelerine olanak tanımaktadır. Alınan raporların kaynağı sorgulanmaz ve kaydedilmez.
2008 Mali yılında ombudsman ve "Bize anlatın" Mevzuata Uyum yardım masasına gelen raporların sayısındaki artış, her iki kanalın kabullenilmesi ve artan farkındalığı göstermektedir. Doğrulanan raporların sayısı büyük bir hızla artmıştır, bu da her iki iletişim kanalının sorumlu kullanımıyla ilgili bilinçte büyük bir gelişme olduğunu göstermektedir. Anlamlı analizler için yeterli veri henüz toplanamamıştır.
Denetim fonksiyonlarının birleştirilmesi
1 Ekim 2007'den geçerli olmak üzere, tüm denetim fonksiyonları Kurumsal Finans Denetimi biriminde birleştirilmiş ve Kurumsal Finans departmanına bağlanmıştır. Yeni birimin başında, bağımsız olarak Denetim Komitesine ve başkanına rapor veren Denetim Baş Yetkilisi bulunmaktadır.
Üçüncü unsur: Tepki
Net sonuçlar ve açık tepkiler Mevzuata Uyum Programımızın üçüncü unsurunu belirlemektedir. Mevzuata Uyum ihlallerinin yasal sonuçları ile ilgili yeni getirilen dahili kurallar ve disiplin prosedürleri, yanlış davranışları etkin şekilde cezalandırmamıza olanak vermekte - bu da, önleyici tedbirlerimizi güçlendirmektedir.
Mevzuata Uyum ihlallerinde dahili cezalandırılma için iş kanunları kapsamında izin verilen her türlü yaptırım uygulanmaktadır Belirli bir vakada hangi yaptırımın uygun olduğu, mevzuata uyum ihlalinin ciddiyetine göre belirlenmektedir.
Yapılacak işlemler, ihlalin ciddiyetine veya karışan kişinin pozisyonuna bağlı olarak, Kurumsal Disiplin Komitesi tarafından veya yerel olarak ele alınmaktadır. Sorumluluk alanları, izlenecek prosedürler ve yönetmelikler, yasal işçi katılım haklarının korunması da dahil, net bir şekilde tanımlanmıştır.
Mevzuata uyum ihlali yapan her çalışan, genel eğitim programları çerçevesinde bir mevzuata uyum eğitim kursunu tamamlamak zorundadır.
Olaylar ve sonuçları
Tüm bu tedbirler, yöneticilerimize ve çalışanlarımıza, ihlallere tolerans gösterilmediği ve eninde sonunda açığa çıkacağı mesajını vermektedir. 2007 mali yılında, harici kuralları ihlal eden yaklaşık 500 çalışana yaptırım uygulanmak zorunda kalınmıştır.
Dr. Sait Samlı
Siemens San. ve Tic. A.Ş.
Mevzuata Uyum Yetkilisi
Tel.: 0216 459 27 47
Fax: 0216 459 24 09
e-mail: sait.samli@siemens.com